แนวคิดการวางโครงสร้างองค์กร

โครงสร้างองค์กรเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้องค์กรสามารถดำเนินงานได้อย่างมีระบบ สอดคล้องกับเป้าหมาย และปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลงในยุคที่ธุรกิจต้องเผชิญกับความซับซ้อนและการแข่งขันสูง บทความนี้จะกล่าวถึงรายละเอียดและปัจจัยต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจัดการโครงสร้างองค์กรจากบทเรียน “การจัดการองค์กร”

1. ความหมายและความสำคัญของโครงสร้างองค์กร

โครงสร้างองค์กร เป็นการกำหนดหน้าที่การทำงานและความสัมพันธ์ในองค์กร เพื่อให้ทุกคนเข้าใจบทบาทของตนเอง รวมถึงหน้าที่ของเพื่อนร่วมงาน แผนผังองค์กร (Organization Chart) แสดงลำดับขั้นในการรายงานงาน และความสัมพันธ์ในการตัดสินใจ

ความสำคัญ:

• เพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงาน

• ลดความซ้ำซ้อนในการทำงาน

• ช่วยสร้างความชัดเจนในบทบาทและความรับผิดชอบ

2. ปัจจัยที่กำหนดโครงสร้างองค์กร

โครงสร้างองค์กรต้องพิจารณาปัจจัยสำคัญดังนี้:

1. พันธกิจ (Mission): เป้าหมายหรือวิสัยทัศน์ที่องค์กรมุ่งหมาย

2. กลยุทธ์ (Strategy): แนวทางการสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน

3. ขนาดองค์กร (Size): องค์กรขนาดใหญ่มักมีความซับซ้อนในโครงสร้างมากกว่า

4. สภาพแวดล้อมภายใน (Internal Environment): การบริหารทรัพยากร บุคลากร และวัฒนธรรมองค์กร

5. สภาพแวดล้อมภายนอก (External Environment): การเปลี่ยนแปลงของเศรษฐกิจ เทคโนโลยี และการแข่งขัน

3. การแบ่งงานและการรวมกลุ่มงาน

การแบ่งงาน (Job Specialization)

การแบ่งงานหมายถึงการระบุและกำหนดหน้าที่เฉพาะที่ต้องการความเชี่ยวชาญ เช่น การผลิต การขาย หรือการตลาด การแบ่งงานช่วยเพิ่มความคล่องตัวและประสิทธิภาพ

การรวมกลุ่มงาน (Departmentalization)

การรวมกลุ่มงานแบ่งออกได้หลายรูปแบบ:

• ตามหน้าที่ (Functional): เช่น ฝ่ายการตลาด ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์

• ตามผลิตภัณฑ์ (Product): เช่น กลุ่มสินค้าอุปโภคบริโภคหรือสินค้าอุตสาหกรรม

• ตามกระบวนการ (Process): เช่น แผนกตัดเย็บและแผนกบรรจุภัณฑ์

• ตามลูกค้า (Customer): เน้นให้บริการเฉพาะกลุ่ม เช่น ลูกค้าองค์กรใหญ่หรือบุคคลทั่วไป

• ตามพื้นที่ (Geographic): การจัดโครงสร้างตามภูมิศาสตร์ เช่น สำนักงานภูมิภาค

4. การกระจายอำนาจ (Centralization and Decentralization)

โครงสร้างการตัดสินใจในองค์กรสามารถแบ่งได้เป็น 2 รูปแบบหลัก:

• การรวมศูนย์ (Centralization): การตัดสินใจสำคัญดำเนินการโดยผู้บริหารระดับสูง เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการการควบคุม

• การกระจายอำนาจ (Decentralization): อำนาจการตัดสินใจถูกกระจายสู่ระดับปฏิบัติการเพื่อเพิ่มความคล่องตัว

5. การมอบหมายงาน (Delegation)

การมอบหมายงาน เป็นกระบวนการสำคัญที่ช่วยให้ผู้บริหารสามารถจัดการงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยประกอบด้วย 3 ขั้นตอนหลัก:

1. กำหนดความรับผิดชอบ (Assigning Responsibility): มอบหมายหน้าที่ที่ชัดเจน

2. การให้อำนาจ (Granting Authority): ให้สิทธิ์ในการตัดสินใจ

3. สร้างความรับผิดชอบ (Creating Accountability): การติดตามผลการดำเนินงาน

6. รูปแบบของโครงสร้างองค์กร

• โครงสร้างแบบหน้าที่ (Functional Structure): เหมาะสำหรับองค์กรที่มีความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน เช่น ธนาคาร

• โครงสร้างแบบแผนก (Divisional Structure): เหมาะสำหรับบริษัทที่มีผลิตภัณฑ์หลากหลาย เช่น บริษัทเทคโนโลยี

• โครงสร้างแบบเมทริกซ์ (Matrix Structure): เป็นการผสมผสานโครงสร้างหลายรูปแบบในโครงการเฉพาะกิจ

• โครงสร้างนานาชาติ (International Structure): เน้นการดำเนินงานในตลาดโลก

• องค์กรทีม (Team Organization): เน้นการทำงานแบบโครงการ ลดความซับซ้อนของลำดับชั้น

• องค์กรแห่งการเรียนรู้ (Learning Organization): สร้างโอกาสการเรียนรู้และปรับตัวต่อความเปลี่ยนแปลง

• องค์กรเสมือน (Virtual Organization): เน้นการใช้ทรัพยากรน้อยที่สุด มีโครงสร้างที่ยืดหยุ่น

8. บทบาทขององค์กรที่ไม่เป็นทางการ

เครือข่ายที่ไม่เป็นทางการ (Informal Organization) มีบทบาทสำคัญ เช่น การสร้างเครือข่ายและการสื่อสารระหว่างพนักงาน

การใช้ Grapevine: ผู้จัดการต้องเปิดช่องทางการสื่อสารและแก้ไขข้อมูลที่ผิด